Як скласти звіт про виконану роботу в перший раз

У цій статті ви дізнаєтеся, які бувають звіти про виконану роботу і як їх правильно складати.

Для чого потрібен звіт про виконану роботу

Діяльність будь-якої організації або компанії завжди передбачає звітність. Навіть якщо компанія цілком самостійна, і у неї немає вищого керівництва, звіт про діяльність такої компанії необхідний керівництву самої компанії для оцінки ефективності роботи за якийсь період, для вибудовування подальшої перспективи розвитку кампанії.

Відео: ⚠ Об`єкт, звіт про виконану роботу! # Реальний_електрік

Складання звіту як і складання ділового листа питання здавалося б простий ... але в чому ж можуть виникнути труднощі?

Зазвичай, труднощі в тому, як скласти звіт про виконану роботу бувають у тих, хто робить його вперше. Склавши, один-два рази такий звіт, скорегувавши його згідно з отриманими зауваженнями, фахівець, що становить його, вже не відчуває особливих труднощів у складанні наступного.
Скласти звіт про виконану роботу в перший раз, і скласти його правильно, не така легка задача, як здається на перший погляд.

Трохи про бухгалтерський звіті

Найбільш простий, по виконанню, це бухгалтерський звіт. Він може бути великим за обсягом і витратним за часом складання, вимагає при його складанні точності та акуратності, і все ж складати його дещо легше, ніж текстової звіт про виконану роботу. При складанні бухгалтерського звіту зазвичай існує строго певна форма звітності, виражена у всіляких таблицях.

Потрібно заповнити ці таблиці цифровими показниками діяльності організації, і все. Звичайно, всі показники повинні бути достовірними і поєднуватися один з одним, але все-таки легше підрахувати і вставити у відповідні графи цифри, ніж складати текстової звіт про виконану роботу, коли потрібно описати всі сторони діяльності організації словами.

Іноді при складанні бухгалтерського звіту, до нього потрібно наявність пояснювальної записки. Вона зазвичай не велика за обсягом і в ній пояснюються деякі цифри. Наприклад, чому якісь показники знизилися, чим викликаний зростання інших показників, якою є загальна тенденції до зростання і розвитку, згідно з цифрами звіту.

Відео: ОГЛЯД ДАЧІ вміла господиня НА КІНЕЦЬ ЛИПНЯ звіт про виконану роботу

Класифікація звітів про виконану роботу

Звіти класифікуються за двома ознаками

• За часом періоду звітності: щоденні, щотижневі, щомісячні, квартальні, піврічні, річні.
• За складом і обсягом: звіт про виконану роботу одного підрозділу організації та звіт про роботу всієї організації.

Відео: Звіт про виконану роботу ... (байки КОСТОСТУПА)

Складання щоденного або щотижневого звіту про виконану роботу рідко викликає труднощі. Зазвичай, вони складаються з декількох цифрових показників, що відображають основну діяльність організації. Обсяг щомісячних звітів про виконану роботу більше, але теж, в основному, виражений в цифрах. А квартальні, піврічні та річні, найчастіше, припускають текстові варіанти звітів про виконану роботу.

Текстової звіт про виконану роботу - процес творчий

Скласти звіт в цифрах, завдання відповідальна, але легша, ніж скласти грамотний, кваліфікований текстової звіт про виконану роботу. Скласти звіт в текстовому варіанті, це свого роду, творчість.

У ньому повинна бути відображена діяльність якогось відділу або всієї організації в цілому, він повинен бути написаний мовою документа, але легко читатися, в ньому не повинно бути зайвої «води», текст повинен підтверджуватися цифрами, в ньому має бути відображено порівняння з показниками попереднього звітного періоду або показниками такого ж періоду минулого року, і він повинен завершуватися якимись висновками.

Складання звіту про діяльність всієї організації в цілому, роботі всіх її відділів і підрозділів зазвичай покладається на керівника організації. Загальна практика надання звітів передбачає, що вищий орган висилає в організацію, яка повинна надати звіт про виконану роботу, структуру майбутнього звіту, де вказується, що конкретно потрібно висвітлити в звіті про виконану роботу які цифри, показники і напрямки діяльності повинні бути відображені в майбутньому звіті .

Керівник організації знайомить відділи зі структурою звіту кожного відділу, і кожен відділ складає свій звіт про виконану роботу. Керівник перевіряє всі звіти, якщо це необхідно, коректує їх, і формує загальний звіт про діяльність організації.

Основні вимоги до складання звіту про виконану роботу

І хоча складання звіту про виконану роботу - процес творчий, і в ньому треба відобразити всі сторони діяльності організації, це все-таки документ, а не твір на певну тему, він повинен відповідати всім вимогам ділового документа. Тому звіт про виконану роботу не повинен містити ніяких пропозицій з особистими займенниками, наприклад, «я сказав, вони зробили, ми домоглися» тощо. Ось невеликий приклад, яка лексика повинна існувати в тексті звіту:

«Кількість продажів по відділу техніки за 2-й квартал 2014 року - 205000, що склало 27% від загальної кількості продажів. Це на 10% більше ніж кількість продажів, за відповідний період минулого року. Рівень продажів по відділу техніки за 2-й квартал зріс на 7% в порівнянні з даними показником 1-го кварталу. Таке підвищення рівня продажів відбулося завдяки розширенню ринку збуту (створення нових точок продажів, активізації роботи агентів) ».

Не можна вставляти в звіт про виконану роботу, коли йдеться про поліпшення якихось показників, такі пропозиції, як «завдяки напруженій роботі керівника, завдяки поліпшенню роботи колективу». По-перше, це некоректне стиль складання ділового документа, а по-друге такі пропозиції не відображають справжню причину підвищення рівня показників. Що, раніше керівник працював не напружено, а де-не-як? Колектив до даного звітного періоду працював погано, а потім чомусь став працювати добре?

При складанні звіту про виконану роботу, до відповідних розділів звіту можна вставити опис якихось конкретних заходів, акцій, презентацій, які сприяли поліпшенню роботи, підвищенню показників.

Розділи звіту про виконану роботу

Отже, які розділи повинен містити текстової звіт про виконану роботу, якщо до його складання не постачається конкретна структура звіту.

• Вступна частина, де дається короткий опис організації, її становище серед подібних організацій в місті, регіоні, або якісь інші відомості про організацію або регіоні, де здійснюється її діяльність
• Далі йдуть звіти про виконану роботу кожного підрозділу (відділу). Якщо організація невелика і в ній немає відділів, то основну частину звіту про виконану роботу становить керівник організації на підставі даних, наданих кожним фахівцем організації.
• Заключна частина, де узагальнюються результати роботи організації за звітний період, робляться висновки про успіхи та прорахунки, даються прогнози про подальшу діяльність.

Варіанти звітів про виконану роботу

Структура звіту про виконану роботу може мати і якісь інші варіанти, пов`язані зі специфікою діяльності даної організації, але в ній обов`язково повинні бути присутніми наступні дані:

• Повний і об`єктивний звіт про всіх напрямках діяльності організації, з цифровими показниками, можливо, діаграмами
• Висновки про роботу організації за звітний період
• Шляхи і перспективи розвитку організації на майбутній звітний період.